Wielu z nas zetknęło się z sytuacją tego typu. Szef czy szefowa w pracy zwraca się do ciebie z propozycją „nie do odrzucenia”. Panie Michale (czy też: pani Kasiu), chciałem Pana prosić, żeby Pan zajął się sprawą X czyli np.: zrobił sprawozdanie / podjął się nadgodzin / odpowiedział na ankietę / kierował kolejnym projektem / reprezentował nasza firmę … Tylko proszę pamiętać, że mamy krótki termin! Na pewno da sobie Pan radę – nikt inny nie zrobi tego tak dobrze jak Pan! – słyszysz od szefa. A ty już masz dość zajęć, ba czujesz się nieco naiwnie w kolejnej sytuacji tego typu. Czy szefowi można odmówić?
Sytuacja taka, w praktyce wcale nie taka rzadka, budzi w nas mieszane uczucia. Z jednej strony, jest to pewnie w jakimś sensie dowód uznania. To co robię, widocznie wykonuję porządnie. Jestem podporą szefa, można na mnie polegać. To miłe, ale z drugiej strony, nie chciałbym czuć się nawinie przyjmując kolejne zadanie do wykonania. Stres, nerwy, poczucie niesprawiedliwości, praca po godzinach, może zaniedbanie innych swoich zadań – to niektóre tylko niepożądane konsekwencje takiej sytuacji. Z kolei, mimo wszystko, to jest nasz szef, od niego dużo zależy, przecież mu podlegamy. Czy tu istnieje w ogóle dobre wyjście? Czy odmowa w ogóle wchodzi w grę?
Czy szefowi można odmówić?
W przypadkach takich, jak opisana powyżej, najczęściej stosuję podejście top-down, czyli „od ogółu do szczegółu”. Obojętnie co powiesz, z jakim uzupełnieniem albo pod jakimi warunkami, to i tak sedno twojej wypowiedzi będzie zawierało twoje „tak” albo twoje „nie”. Przy czym mowa tu jest o tak/nie dotyczące „wykonania przez ciebie zadania X”. A czy w ogóle odmowa wchodzi w grę? Szefowi? Jeśli masz wątpliwości co do tej kwestii, i początkowo wydaje się tobie może, że twoja zgoda jest przesądzona a opór bezskuteczny, to wyobraź sobie, że szef trzy razy pod rząd prosi ciebie o wykonanie kolejnych zadań. Albo pięć razy… Jedno z nich „przechyli szalę goryczy” i w końcu odmówisz bo poczujesz się skrajnie lekceważony, niesprawiedliwie traktowany, manipulowany itp. A zatem, odmowa rzeczywiście bywa najlepszym wyjściem, choć niekoniecznie zdecydujesz się z takiej opcji skorzystać, a przynajmniej nie od razu.
Podejście top-down
Podejście typu „od ogółu do szczegółu” należałoby w tym kontekście interpretować na przykład tak:
Powiesz generalnie „tak” (opcja 1) czy też „nie” (opcja 2) ?
Jeśli generalnie chcesz powiedzieć„tak” (opcja 1), to bezwarunkowo (opcja 1.1) czy może z jakimiś warunkami lub sugestiami (opcja 1.2) ?
Jeśli generalnie chcesz powiedzieć„nie” (opcja 2), to bez komentarza lub uzupełnienia (opcja 2.1) czy też z jakimiś sugestiami (opcja 2.2) ?
Jeśli zamierzasz się zgodzić, ale z pewnymi warunkami (1.2), to:
– poprosisz o nagrodę (1.2.1) ?
kosztującą coś szefa lub bezkosztową dla niego
– poprosisz o ułatwienia przy wykonaniu (1.2.2) ?
o pomocnika, sprzęt, prawo do pracy w innym miejscu
– poprosisz o zmianę twoich innych obciążeń (1.2.3) ?
redukcję, przesunięcie terminu, uzyskanie pomocnika
Jeśli zamierzasz odmówić, z dopowiedzeniem czegoś (opcja 2.2), to:
– możesz uzasadniać odmowę (2.2.1)
zajętością prywatną albo może asymetrią przydziału zadań
– możesz ułatwiać wykonawstwo pracy przez kogoś innego (2.2.2)
możesz nauczyć kogoś innego albo pomóc, w tym sprawdzić i skorygować
Itd…
Powyżej mamy opis skrócony „drzewka decyzyjnego”, można by je rozrysować w formie graficznej, można by też je bardziej rozbudowywać. Nie o to jednak chodzi. W tym prostym problemie, lapidarnie opisanym na początku dzisiejszego wpisu, pozornie binarnym, najważniejsze jest aby dostrzec jego głębsze aspekty. Że owszem, wielu z nas zakłada, że szefowi typowo nie można odmówić, ale jednak co innego jest dać szefowi krótką informacje pozytywną, a co innego jest „ugrać coś przy tym dla siebie”. Po co? Aby mieć lepsze samopoczucie, wewnętrzne wrażenie sprawiedliwości, poczucie odpowiedniego traktowania.
Kiedy mówimy „tak”
Studenci uczestniczący w dyskusjach, jeśli ich o to zapytać, myślą w pierwszej kolejności o nagrodach namacalnych, finansowych. Najchętniej sugerują premię lub podwyżkę. To w praktyce jest często nierealne albo… nieważne. Zwykle jest nierealne, bo za takie jednostkowe sprawy najczęściej trudno jest domagać się od szefa pieniędzy, choćby jednorazowych (premia) lub tym bardziej stałych (podwyżka). Może też być nieważne, bo np. w konkretnej sytuacji w szkole czy na uczelni, gdzie ktoś musi wziąć nadgodziny w zastępstwie chorych wykładowców, za te zastępstwa są dodatkowe pieniądze, według stawek z tabelki. Nie o pieniądze więc w tym momencie chodzi, ale o podjęcie się zastępstwa w niewygodnej porze, o trudnej tematyce albo dla szczególnie wymagających uczestników. Tak czy owak, kwestia obsady zastępstw bywa nieraz dużym problemem.
Tymczasem „nagrody” dla wykonującego pracę mogą być bardzo różne, w tym także i te, które szefa nic nie kosztują (a te szefowie lubią najbardziej). Może to być, na przykład, możliwość otrzymania dodatkowych dni wolnych w zamian za wykonanie pracy, może także być jakiś przywilej, wyjątek –np. praca w domu przez część czasu albo zgoda na urlop w nietypowym urlopie, gdy nikt inny go nie dostaje. Różne są sytuacje i różne są opcje wchodzące w grę. Ważne jest, aby podjąć decyzję, czy skoro mówimy szefowi „tak” to przy okazji chcemy o coś zawalczyć.
Alternatywnie, zanim wyrazimy zgodę możemy zaproponować redukcję swoich innych obciążeń (zmianę terminu? przydział pomocnika do ich wykonania?) albo ułatwień organizacyjnych (osobne pomieszczenie? drukarka na własnym biurku? osoba do pomocy?). Wszystko to może sprawić, że nie będziemy mieli wrażenia że zgodziliśmy się pochopnie, a gra „toczy się do jednej bramki”.
Gdy odmawiamy
Tym ważniejsze jest odpowiednie „opakowanie” odpowiedzi, jeśli decydujemy się odmówić (lub raczej odmówić) szefowi. Tu wchodzi w grę zarówno uzasadnienie dlaczego wykonanie tej pracy jest dla ciebie mało realne albo może dlaczego byłoby niesprawiedliwe na tle zespołu. Może być nierealne, bo wymagałoby zostawania po godzinach albo pracy w weekend, a ty akurat jesteś w cały ten weekend poza zasięgiem spraw biurowych (o ile to w ogóle dla ciebie wchodzi w grę, zresztą czasami takie stwierdzenie bywa czystą wymówką) albo niesprawiedliwe, bo jest to dla ciebie któraś z rzędu już praca ekstra (np. 3 takie prace w ostatnim miesiącu, a niektórzy inni nie mieli ani jednego). Takie konkretne, rzeczowe argumenty, przywołane przez pracownika bez tonu „konfrontacji”, zwykle dają szefowi do myślenia i często powodują pożądany skutek.
Inną kategorią jest zadbanie o to, aby szef mimo twojej odmowy w miarę łatwo rozwiązał sobie jednak problem. Możesz wskazać kto inny – mniej zajęty – byłby w stanie wykonać zadanie, a jeśli byłyby co do tego wątpliwości, możesz oferować swoją pomoc, przed pracą lub po jej zakończeniu, może nawet zaoferować wykonanie najtrudniejszego fragmentu ale nie całości. Takie rozwiązanie, choć angażuje cię w części, to jednak jest czym innym niż wykonanie przez ciebie pracy w całości. Wywierasz także dobre wrażenie, bo nie pozostawiasz szefa samego z problemem i nie umywasz całkowicie od tego rąk. Wręcz przeciwnie, pozytywnie identyfikujesz się z firmą czy instytucją, co nie znaczy, że każdej propozycji nowego zadania przytakujesz z radością.
Warto zapamiętać:
Zastosowanie podejścia „top-down” w procesie podejmowania decyzji pomaga podjąć najpierw decyzje „wysokopoziomowe”, czyli główne, a dopiero potem skupić się na rzeczach drugo- i trzeciorzędnych.
Kwestie pozornie poboczne (2- i 3-rzędne) wydawać się mogą mało ważne, mają jednak często kluczowy wpływ na to, czy wynik negocjacji będzie w kategorii „win-win” czy tez raczej: jego/jej „win” a twoje „lose”
Do stworzenia sobie możliwie kompletnego obrazka opcji, jakie wchodzą w grę, potrzeba najpierw odrobiny czasu na zastanowienie się (za wszelką cenę więc unikajmy podejmowania pochopnych decyzji), a następnie pewnej proaktywności i kreatywności, aby dostrzec wchodzące w grę potencjalne możliwości.