Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, uprawniona jest do skorzystania z różnego rodzaju dni wolnych od pracy. Z pewnością wszyscy pracownicy zdają sobie sprawę z istnienia urlopu wypoczynkowego. Jego wymiar uzależniony jest od stażu pracy i wynosi 20 lub 26 dni w roku kalendarzowym. Oprócz tego pracownik ma prawo do skorzystania z tak zwanego urlopu bezpłatnego. Jak sama nazwa wskazuje, jest to zwolnienie od pracy, za które pracownik nie otrzyma wynagrodzenia. Każda osoba zatrudniona na umowę o pracę cztery razy w roku może skorzystać również z urlopu na żądanie, czyli urlopu wypoczynkowego, który możemy zgłosić pracodawcy w ostatniej chwili. Oprócz wymienionych wyżej, istnieje jeszcze jeden, szczególny rodzaj urlopu.
Czym jest urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy, bo o nim mowa, to szczególny rodzaj zwolnienia od pracy. Jest on bezpośrednio związany z ważnymi wydarzeniami w życiu pracownika. Dotyczy to sytuacji, które budzą szczególne emocje i są bezpośrednio powiązane z osobami najbliższymi osoby zatrudnionej. Urlop okolicznościowy odnosi się zarówno do wydarzeń radosnych, takich jak ślub pracownika, czy też narodziny dziecka, jak również tych ciężkich i traumatycznych, jakim jest śmierć członka rodziny.
W odróżnieniu od urlopu wypoczynkowego, niewykorzystany urlop okolicznościowy nie kumuluje się i nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy. Ponadto, jeżeli okoliczność uprawniająca do uzyskania urlopu okolicznościowego wystąpi w czasie, gdy pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym, nie jest on uprawniony do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu, ani do przedłużenia trwania urlopu wypoczynkowego o urlop okolicznościowy.
Urlop okolicznościowy, w przeciwieństwie np. do urlopu na żądanie, nie jest rodzajem urlopu wypoczynkowego. W związku z tym wielu pracowników zadaje sobie zapewne pytanie:
Czy urlop okolicznościowy jest płatny?
Odpowiedź na to pytanie może być tylko jedna – tak. Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy obliczane jest dokładnie tak samo, jak za urlop wypoczynkowy. Obliczając stawkę dzienną uwzględnia się także wartość zmiennych składników wynagrodzenia pracownika za dany miesiąc, takich jak premie czy różnego rodzaju dodatki.
Urlop okolicznościowy – podstawa prawna
Jak powszechnie wiadomo, większość kwestii związanych z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę uregulowanych jest w Kodeksie Pracy. Choć dla niektórych może stanowić to zaskoczenie, w ustawie tej nie znajdziemy zapisów dotyczących zasad korzystania przez pracownika z urlopu okolicznościowego. Gdzie zatem szukać odpowiednich przepisów?
Urlopy okolicznościowe uregulowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Konkretniej rzecz biorąc, odpowiednich zapisów powinniśmy szukać w rozdziale drugim, zatytułowanym “Zwolnienia od pracy”, w paragrafie 15. Znajdziemy tam informację na temat przysługujących pracownikowi dni wolnych w związku ze szczególnymi wydarzeniami w jego życiu osobistym.
Komu przysługuje urlop okolicznościowy?
Bez względu na okoliczność uprawniającą do skorzystania z urlopu wypoczynkowego, przysługuje on wyłącznie pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę oraz osobom, które swoje stanowisko objęły na zasadzie powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W związku z powyższym jeżeli jesteśmy zatrudnieni na podstawie umowy zlecenie, czy też umowy o dzieło, nie posiadamy prawa do urlopu okolicznościowego. W przeciwieństwie do umów o pracę, umowy cywilno-prawne nie są bowiem umowami, w wyniku których następuje nawiązanie stosunku pracy. Nie występują tutaj zatem równe prawa i obowiązki pracownicze.
Urlop okolicznościowy w przypadku zgonu członka rodziny
Jedną z sytuacji uprawniającą pracownika do skorzystania z urlopu okolicznościowego, jest śmierć członka rodziny. Nie ulega wątpliwości, że bez względu na to czy osoba zmarła była naszą najbliższą rodziną, czy też stopień pokrewieństwa był nieco dalszy, jej śmierć jest dla nas ciężkim, a niekiedy traumatycznym przeżyciem. Zgon członka rodziny wiąże się także z koniecznością załatwienia wielu formalności. Niejednokrotnie spoczywają one wyłącznie na nas, w związku z czym urlop okolicznościowy staje się nie tylko przysługującym nam prawem, ale wręcz koniecznością. Kwestie związane z załatwianiem spraw urzędowych, uzyskaniem aktu zgonu, czy organizacją pogrzebu nie mogą bowiem zostać odłożone na później, a nie zawsze mamy możliwość skorzystania z urlopu wypoczynkowego. Urlop okolicznościowy przysługuje nam również wówczas, gdy nie zajmujemy się bezpośrednio organizacją pogrzebu, a jedynie chcemy wziąć udział w uroczystości.
W zależności od stopnia pokrewieństwa ze zmarłym, ustawodawca przewidział jeden lub dwa dni urlopu okolicznościowego. Ten wyższy wymiar przysługuje w przypadku śmierci najbliższych krewnych: matki, ojca, małżonka, dziecka, ojczyma lub macochy. Dodatkowy urlop na okoliczność śmierci bliskiej rodziny jest dość oczywistą kwestią i większość pracowników zdaje sobie sprawę z jego istnienia. Nie każdy jednak wie, że dodatkowy dzień wolny przysługuje również w przypadku śmierci nieco dalszych krewnych. Stąd często zadawanym przez pracownika pytaniem jest:
Czy przysługuje mi urlop okolicznościowy z powodu śmierci babci?
Śmierć babci (lub dziadka) jest jedną z okoliczności uprawniających do uzyskania dodatkowego urlopu okolicznościowego. Wymiar urlopu w takim przypadku wynosi jeden dzień, podobnie jak w przypadku zgonu:
- siostry/brata;
- teścia/teściowej;
- osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub będącej pod jego bezpośrednią opieką.
Nieco inaczej wygląda sytuacja, w przypadku śmierci żony dziadka (lub męża babci), która nie jest z nami bezpośrednio spokrewniona (np. jest drugą żoną naszego dziadka). W świetle prawa taka osoba nie jest naszym krewnym, w związku z czym nie przysługuje nam dodatkowy dzień wolny z tytułu jej śmierci. Warto jednak w takim przypadku porozmawiać z pracodawcą. Jeżeli byliśmy blisko związani z osobą zmarłą, z pewnością będzie on w tej kwestii wyrozumiały i udzieli nam zwykłego urlopu wypoczynkowego, abyśmy mogli wziąć udział w uroczystościach pogrzebowych.
A co gdy umiera babcia współmałżonka?
Niestety, w przypadku gdy śmierć dotknęła dziadków współmałżonka, a nie naszej własnej babci czy dziadka, nie przysługuje nam dodatkowe zwolnienie od pracy. Urlop okolicznościowy w wymiarze jednego dnia otrzymamy natomiast w przypadku śmierci rodziców współmałżonka, czyli naszych teściów.
Kiedy jeszcze przysługuje nam urlop okolicznościowy?
Oprócz niezwykle smutnego wydarzenia, jakim z całą pewnością jest zgon członka rodziny, urlop okolicznościowy może być związany również z radosnymi momentami w życiu osobistym pracownika. I tak dwa dni urlopu okolicznościowego przysługują nam w przypadku własnego ślubu oraz narodzin dziecka. Z kolei z jednego dodatkowego dnia zwolnienia od pracy mogą skorzystać osoby, które przeżywają właśnie ślub własnego dziecka.
Kiedy muszę wykorzystać urlop okolicznościowy?
Bez względu na to, czy wykorzystujemy urlop okolicznościowy w z powodu śmierci babci, czy z powodu wesela swojego dziecka, musi on być bezpośrednio związany z przygotowaniami bądź uczestnictwem w wydarzeniu, na podstawie którego został przyznany. W świetle prawa nie ma jednak przepisu, który wymusza na pracowniku wykorzystania urlopu, dokładnie w dniu wystąpienia danego zdarzenia. Jeżeli zatem otrzymujemy dzień urlopu okolicznościowego na pogrzeb babci, wcale nie musimy go wykorzystywać w dniu uroczystości. Równie dobrze możemy go otrzymać we wcześniejszym lub późniejszym terminie, jeżeli na przykład chcemy pozałatwiać wszystkie niezbędne formalności. W świetle prawa nic nie stoi na przeszkodzie, by wykorzystać urlop okolicznościowy nawet miesiąc czy dwa po śmierci lub pogrzebie babci. Podobnie w przypadku narodzin dziecka – tata-pracownik może wykorzystać urlop od razu, jak również wtedy, gdy maluch wróci do domu. Wszystko zależy tak naprawdę od tego, jakie argumenty przedstawi pracownik i czy pracodawca je zaakceptuje. Jedynym warunkiem jest wykazanie zależności przyczynowo skutkowej pomiędzy terminem wykorzystania urlopu okolicznościowego, a okolicznością uprawniającą do jego uzyskania.
Jakie dokumenty należy przygotować?
W większości przypadków do uzyskania przez pracownika urlopu okolicznościowego wystarczy złożenie stosownego wniosku. Niekiedy pracodawca może wymagać przedstawienia w późniejszym terminie innych dokumentów, uzasadniających podstawę udzielenia pracownikowi urlopu okolicznościowego. W zależności od okoliczności może to być akt zgonu, akt ślubu lub akt urodzenia dziecka. Warto podkreślić, że pracodawca ma prawo żądać przedstawienia tych dokumentów, a ich niedostarczenie może skutkować tym, że nasza nieobecność w pracy zostanie uznana za nieusprawiedliwioną.
Co zawiera wniosek o urlop okolicznościowy?
Nie ma jednolitego wzoru wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego. Jego ostateczna forma uzależniona jest od wewnętrznych przepisów obowiązujących w danym zakładzie pracy. Każdy wniosek musi jednak zawierać szereg stałych elementów.
Jak w każdym urzędowym dokumencie, tak i na wniosku o urlop okolicznościowy, powinniśmy pamiętać o umieszczeniu w prawym górnym rogu daty i miejscowości. Podajemy także dane pracodawcy i swoje. Kolejnym istotnym elementem jest uzasadnienie wniosku, czyli wskazanie, jakie wydarzenie stanowi podstawę udzielenia urlopu okolicznościowego. Warto w tym miejscu podać nie tylko informację o zaistniałym zdarzeniu (np. zgon babci), ale również cel wykorzystania urlopu (uczestnictwo w uroczystości pogrzebowej, wizyta w urzędzie). Konieczne będzie także określenie, kiedy chcemy wykorzystać przysługujący nam urlop.
Urlop okolicznościowy – podsumowanie
Jak już zatem wiemy, urlop okolicznościowy to dodatkowe dni wolne od pracy, przysługujące pracownikowi w związku z ważnymi wydarzeniami w jego życiu osobistym. Należą do nich: ślub własny lub dziecka, narodziny dziecka lub zgon członka najbliższej rodziny. Warto pamiętać, że urlop okolicznościowy przysługuje nie tylko w przypadku zgonu rodzica, dziecka, czy małżonka, ale także na okoliczność śmierci nieco dalszych krewnych, na przykład babci czy dziadka. Urlop okolicznościowy nie musi być udzielony dokładnie w dniu wystąpienia zdarzenia (np. pogrzebu babci), ale powinien być wykorzystany zgodnie z przeznaczeniem (np. w celu załatwienia ważnych spraw). Ponadto pracodawca może zażądać dodatkowych dokumentów potwierdzających podstawę udzielenia urlopu, na przykład aktu zgonu.
Skorzystanie z urlopu okolicznościowego, podobnie jak z wypoczynkowego, jest niezbywalnym prawem każdej osoby zatrudnionej na umowę o pracę. Warto pamiętać o przysługujących nam dniach wolnych, w przypadku przeżywania najważniejszych wydarzeń w naszym życiu.